Öryggismiðstöðin er þjónustufyrirtæki sem býður upp á heildarlausnir í öryggis- og velferðarmálum fyrir fyrirtæki og einstaklinga. Öryggismiðstöðin var stofnuð árið 1995 og starfa um 450 manns hjá fyrirtækinu og dótturfyrirtækjum. Öryggismiðstöðin útvegar, setur upp og þjónustar allar mögulegar lausnir í öryggi og velferð.
Öryggismiðstöðin notar bæði Flota og Tímon í sínum daglega reksti. VIð hittum þau Ágúst Örn Grétarsson deildarstjóra og Björgu Jakobsdóttir launafulltrúa.
Hver er helsta breytingin eftir að þið tókuð Tímon í notkun?
Björg: Launavinnslan tekur minni tíma. Þegar ég tók við sem launafulltrúi árið 2016 þá breyttum við öllu ferlinu. Núna fara deildarstjórarnir yfir tíma og samþykkja, sjá til þess að allt sé rétt. Síðan tek ég við og keyri inn, og treysti fullkomlega á Tímon í þeirri vinnu.
Allt vinnulag hefur gjörbreyst með tilkomu Tímon, í rauninni allt sem varðar utanumhald um vinnu starfsmanna.
Ágúst: Ég get tekið undir það, þetta er mikil breyting. Áður vorum við með tvenns konar kerfi, innstimplun og svo Excel-skjöl sem voru lesin inn. Það var mjög mikil handavinna og tímafrekt.
Hvað notið þið mest?
Björg: Í Tímon er það fyrst og fremst tímaskráning, innstimplunarmöguleikar, orlof og veikindi í sambandi við hvern og einn starfsmann. Ég nota Tímon mest í undirbúninginn fyrir launavinnsluna. Ég hef líka verið í mjög miklu sambandi við ykkar fólk.
Það hafa komið upp vandamál varðandi orlofsmálin þannig að ég hef þurft að vera í sambandi við ykkur. Ég treysti því að ef eitthvað kemur upp þá verði það lagað. Okkar fólk hefur aðgang að sínum tímum og fylgist vel með að allt sé rétt skráð.
Ágúst: Hjá okkur eru það skýrslur, við notum mikið veikindaskýrslur og orlofsmálin. Núna erum við að taka fyrir frávikaskýrslur og hvernig hægt er að nýta þær þegar þörf er á. Það er eitt af mörgum góðum verkfærum í kerfinu. Hvað varðar veikindarétt og orlof þá þekkir fólk þetta og fylgist með, sem er af hinu góða.
Áður héldum við utan um þetta í Excel, í tvöföldu kerfi, en á síðasta ári þá komst þetta í ferli. Þá gátum við svarað fólki strax ef það vantaði upplýsingar. Við höfum nýtt okkur þetta mjög mikið til dæmis til að fylgjast með veikindastöðu vegna veikinda barna.
Þetta er mjög mikilvægt að hafa í lagi og við getum treyst Tímon.
Hvað varð til þess að Tímon og Floti urðu fyrir valinu?
Ágúst: Kerfið sem við vorum með var úrelt, það var enginn sem studdi það og við vorum í lausu lofti ef eitthvað myndi gerast. Öryggissviðið var búið að nota Flota síðan 2012 og við á tæknisviðinu tókum það upp 2015. Það var því komin reynsla á þetta hjá okkur.
Hafa kerfin staðist væntingar?
Ágúst: Já, kerfin hafa reynst okkur vel en við erum ekki komin á endastöð, við getum farið lengra. Við getum til dæmis bætt við meiri sjálfvirkni, til að mynda ef það gleymist að stimpla sig út þá gerist það sjálfkrafa.
Hvernig hefur þjónustan verið?
Björg: Ég er mjög ánægð með þjónustuna. Það sem mér finnst einkenna Tímon og samskiptin við þjónustuna er hvað það er tekið vel í breytingar og beiðnir um aðstoð. Það er sjaldan sem maður nær ekki sambandi einn, tveir og þrír. Ég er fljót að hringja og senda tölvupóst um leið og eitthvað kemur upp á og það er tekið fyrir strax og gengið í málið.
Mynduð þið mæla með vörunum?
Björg: Já, ég get sagt frá því að maðurinn minn fékk sér svona kerfi í sínu fyrirtæki eftir meðmæli frá mér.
Ágúst: Já, klárlega ef verið er að leita að svona lausn. Við nýtum Flota og Tímon saman, erum að sækja gögn þvert á allt og myndum fagna enn frekari samþættingu, meiri vöktun og frávikagreiningu.
Hvað er mikilvægast fyrir ykkur?
Björg: Að allt sé rétt. Sumir eru ofurnákvæmir og í tilviki orlofsmála, svo ég taki dæmi, skiptir það mjög miklu máli.
Okkar fólk fylgist vel með, vill fá sem réttastar skýrslur og að gögnin séu áreiðanleg – að skýrslurnar séu réttar, alltaf. Við þurfum að geta séð nákvæma útlistun hvað varðar veikindi og annað tengt starfsmönnum.
Viltu vita meira um Tímon eða Flota, þá er Fanney konan til að heyra í, sendu henni línu á, fanney@timon.is eða smelltu hér til að senda fyrirspurn.